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Introduction
Il est possible depuis Kammi d'intégrer des données du personnel issues du logiciel de Paie Silaé. Pour cela il est nécessaire de créer un fichier dont le format sera spécifié plus loin. Ce fichier pourra être intégré :
- Manuellement (idéal pour les tests)
- Périodiquement (nécessaire pour un fonctionnement usuel)
- soit à un endroit précis (serveur)
- soit grâce à l'api (lien direct avec Silae)
Astuce
Même si vous n'avez pas Silaé, rien ne vous empêche d'utiliser le même format pour connecter Kammi à une autre application : ERP ou autre solution de paie. Bien sûr le lien direct (API) ne sera par contre pas disponible.
Pré-requis
Avoir paramétré dans Kammi :
- un rôle par défaut (page "Rôle),
- un temps de travail par défaut (page "Type de temps de travail"),
- les sociétés et les codes dossiers (page "Sociétés, établissements et services"),
- les correspondances (ex: type de contrats..)
Avoir paramétré dans Silae :
- une édition historique correspondant au format attendu,
- récupéré le code (identifiant Silae) de cette édition historique.
Avoir paramétré dans Kammi le fonctionnement de la mise à jour
A) Paramétrage du pré-requis dans Kammi
1) Rôle par défaut
Afin de savoir quels seront les accès associés aux utilisateurs qui seront créés, vous devez avoir paramétrer un rôle par défaut dans la page "rôle".
-> Si ce n'est pas le cas, un message d'erreur apparaitra pour vous inviter à renseigner cette information.
2) Temps de travail par défaut
Afin de savoir quel temps de travail sera affecté aux utilisateurs qui seront créés, vous devez avoir un temps de travail par défaut.
-> Si ce n'est pas le cas, un message d'erreur apparaitra.
3) Correspondance ou Mapping
Pour fonctionner correctement vous devez indiquer dans la page "mapping manuelle" à quoi correspond :
- Le couple "Type de contrat" et "Sous type de contrat"
- Le "Statut de contrat"
- "L'Établissement" (facultatif)
Cas particuliers :
- Axe Analytique : Si l'axe analytique n'existe pas dans Kammi, il sera automatiquement ajouté à la liste de valeur disponible.
B) Paramétrage du pré-requis dans Silaé
1) Format du fichier du fichier attendu
En arrivant sur la page Kammi, l'en-tête du fichier attendue est affichée. Toutes les colonnes doivent être présentes dans le fichier, même vide, même si vous ne les désirez pas.
Voici ci-dessous les colonnes attendues :
- Les champs soulignés sont obligatoires,
- les champs en rouge sont la clé permettant d'identifier un salarié,
- les champs en bleu sont utilisés uniquement lors de l'ajout, pas pour les mises à jour,
- les champs en gris ne sont pas repris dans Kammi à ce jour,
- les champs en noir sont donc facultatifs même s'il est conseillé de reprendre le maximum d'information.
DOSSIER SILAE : Le code dossier sur lequel le salarié est enregistré dans Silae.
MATRICULE SILAE : Le matricule du salarié dans Silae.
NOM USUEL : Le nom de famille
PRÉNOM : Le prénom
EMAIL : L'email
DATE D'ENTRÉE : La date d'entrée dans la société du salarié
DATE DE SORTIE : La date de sortie de la société du salarié
ANCIENNETÉ : La date d'ancienneté dans la société du salarié
DATE DE DÉBUT : La date de début d'emploi du salarié
DATE DE FIN : La date de fin d'emploi du salarié
TYPE DE CONTRAT : Le code Silae associé au type de contrat
SOUS TYPE CONTRAT : Le code Silae associé au sous type de contrat
STATUT DU CONTRAT : Le code Silae associé au statut du contrat
FONCTION : Le libellé de la fonction du salarié
NB HEURES TRAVAILLÉES MENSUELLE : Le nombre d'heures travaillées mensuelles par le salarié
FORFAIT JOUR : Le nombre de jour travaillé par an par le salarié
POPULATION CONVENTIONNELLE : Le code population lié à convention de l'entreprise.
ETABLISSEMENT : Le libellé de l'établissement auquel le salarié est rattaché
SUPERVISEUR CONGES : Le mail du superviseur de congés, alimente le responsable dans Kammi
SUPERVISEUR NOTE DE FRAIS : Le mail du superviseur des frais, alimente le délégué note de frais
SUPERVISEUR ENTRETIEN : Le mail du superviseur des entretiens, alimente le délégué entretien
TEMPS DE TRAVAIL : L'identifiant de la grille horaire spécifique du salarié
AXE ANALYTIQUE 1 : Axe analytique personnalisable de Silae
AXE ANALYTIQUE 2 : Axe analytique personnalisable de Silae
AXE ANALYTIQUE 3 : Axe analytique personnalisable de Silae
AXE ANALYTIQUE 4 : Axe analytique personnalisable de Silae
AXE ANALYTIQUE 5 : Axe analytique personnalisable de Silae
AXE ANALYTIQUE 6 : Axe analytique personnalisable de Silae
AXE ANALYTIQUE 7 : Axe analytique personnalisable de Silae
2) Encodage du fichier
Pour fiabiliser l'intégration du fichier, il doit être encodé en UTF8 unicode. Vous pouvez forcer ce paramètre dans l'édition d'historique de Silae en incluant cette ligne dans l'en tête : export.encodage="UTF8"
3) Exemples de fichiers
Vous trouverez à la fin de cet article deux fichiers exemples.
Le premier est un fichier .csv classique avec des virgules comme séparateur.
le second est un fichier .csv généré et à utiliser avec Excel, ayant des point-virgule comme séparateur. Cependant attention, par défaut lorsque vous ouvrez un fichier avec Excel, il modifie les informations (en supprimant par exemple les 0 non significatifs au début d'une suite de chiffre, comme pour la colonne matricule)
C) Paramétrage du fonctionnement de la mise à jour
1) Configuration pour la mise à jour manuelle et périodique
Valeurs par défaut
Permet de définir les valeurs par défaut à utiliser dans le filtre.
Nom d'utilisateur par défaut
Permet d'indiquer le nom d'utilisateur à donner au salarié à créer :
- email : l'email sera utilisé pour créer l'utilisateur
- prénom.nom : le prénom et le nom seront concaténés et séparés par un point pour créer l'utilisateur
- nom.prénom : le nom et le prénom seront concaténés et séparés par un point pour créer l'utilisateur
- début de l'email : l'email, jusqu'au symbole "@" sera utilisé pour créer l'utilisateur
2) Configuration pour la mise à jour périodique
Pour activer la mise à jour périodique vous devez cliquer sur "configuration". Il y a un pavé avec "Configuration du CRON". Un cron est une routine qui tourne périodiquement. Par défaut, la "Récupération automatique du fichier pour import" est désactivée.
CRON
Le cron est un robot qui tourne tous les matins entre 5:00 et 6:00 et qui permet d'aller chercher des informations à intégrer. Vous avez au choix l'intégration par serveur de fichiers ou par API.
Téléchargement par transfert de fichier
- Vous devez d'abord définir le type de connexion que vous utilisez : FTP, SFTP ou FTPS
- Indiquer ensuite l'url complète pour accéder au fichier, par exemple : monserveursftp.com/Silae/EH_Kammi.csv
- Vous pouvez préciser un port de connexion directement dans l'url en l'indiquant avec : n°port dans l'url, comme dans l'exemple ci dessous : monserveursftp.com:00022/Silae/EH_Kammi.csv
- Enfin renseigner le login et mot de passe nécessaire pour ce connecter sur ce serveur.
Si vous êtes perdu, demandez l'assistance de votre équipe technique.
Récupération par API
Pour fonctionner la configuration de la connexion avec Silae doit déjà avoir été mise en place et il faut avoir activé "la récupération de l'historique des salariés".
Vous devez ensuite renseigner le "Code édition" de l'édition historique créé dans Silae (une FAQ existe pour vous aider à créer cette édition) et éventuellement le mot de passe que vous y avez associé.
A chaque fois que vous effectuez une transmission ou une récupération à Silae, le fichier est récupéré pour être enregistré sur Kammi (Le bouton "Récupération du fichier depuis Silae", vous permet d'effectuer la récupération uniquement de ce fichier.) Une indication en gris indique la date et l'heure du dernier fichier récupéré.
Enfin, le bouton "Télécharger", vous permet de récupérer le fichier stocké sur Kammi sur votre poste de travail. Vous pourrez ensuite le charger directement dur la page précédent.
Prévenir par mail
Si le CRON s'est exécuté correctement : Un mail sera envoyé aux utilisateurs Kammi indiqués ici à chaque fois que le fichier est intégré dans Kammi.
Si le CRON a détecté des erreurs : Un mail sera envoyé aux utilisateurs Kammi indiqués ici à chaque fois que le fichier ne peut être intégré dans Kammi.
D) Explication pas à pas du chargement manuel
1) Charger le fichier
Sélectionner les paramètres utilisés dans votre fichier dans le formulaire d'envoi de fichier et cliquer sur "charger". Vous pouvez changer les paramètres par défaut du formulaire via le bouton "configuration".
2) Description de l'affichage
Une fois chargé, le contenu du fichier s'affichera à l'écran.
Si le couple code dossier / matricule est déjà présent dans Kammi, la ligne est grisée et sera ignorée.
Si une erreur existe, celle ci est affichée en rouge.
Une ligne blanche est correcte et pourra être intégré.
3) Intégrer les données
Si toutes le fichier ne contient aucune erreur, vous pouvez cliquer sur le bouton "Intégrer les données", au dessus du tableau. S'il existe au moins une erreur, le bouton est désactivé.
Au clic, laissez le temps aux données de se charger intégralement avant de quitter la page, un message vous avertira que les données ont bien été créées.
E) Fonctionnement détaillé des différents cas ou notions
1) Ajout ou modification
Si le couple "code dossier" et "matricule" n'existe pas dans Kammi, un nouveau collaborateur sera créé. Sinon, il s'agit d'une modification.
2) Correspondances entre Kammi et le fichier
Voici les correspondances entre les champs Kammi (à gauche) et les informations du fichier reçu (à droite)
Volet identité
Nom de famille = Nom usuel
Prénom = Prénom
Date ancienneté = Ancienneté
Volet matricule de paie
Date de début = 1er jour du mois de la Date d'entrée
Date de fin = dernier jour du mois de la Date de sortie
Code dossier = Dossier Silae
Matricule = Matricule Silae
Axe analytique 1 = Axe analytique 1
Axe analytique 2 = Axe analytique 2
Axe analytique 3 = Axe analytique 3
Axe analytique 4 = Axe analytique 4
Axe analytique 5 = Axe analytique 5
Axe analytique 6 = Axe analytique 6
Axe analytique 7 = Axe analytique 7
Volet contrat
Date de début = Date de début (emploi)
Date de fin = Date de fin (emploi)
Type de contrat = Mapping avec Type de sous type de contrat
Statut = Mapping avec statut de contrat
Horaire mensuel = Nb heures travaillées mensuelle
Volet affectation
Date de début = Date d'entrée
Date de fin = Date de sortie
Société = Mapping avec le code dossier Silae
Etablissement = Mapping avec l'établissement
Responsable = Déterminer à partir du mail du superviseur congés (si vide n'écrase pas le champ dans Kammi)
Délégation frais = Déterminer à partir du mail du superviseur note de frais (si vide n'écrase pas le champ dans Kammi)
Délégation entretien = Déterminer à partir du mail du superviseur entretien (si vide n'écrase pas le champ dans Kammi)
Volet temps de travail
Date de début = Date d'entrée (uniquement à la création du salarié)
Temps de travail = le temps de travail par défaut de l'instance Kammi. uniquement à la création du salarié)
Utilisateur
Date de début = Date d'entrée
Date de fin = Date de sortie
Nom d'utilisateur = Configuration (voir plus bas)
Mail = Email
Actif = oui
Affiché = oui
Rôle = le rôle par défaut de l'instance Kammi.
Score d'autorisation = le score d'autorisation rattaché au rôle par défaut.
Langue = La langue par défaut de l'instance Kammi.
3) Cas des mutations
Si jamais le couple "code dossier" et "matricule" n'existe pas dans Kammi mais que le nom d'utilisateur à créer est déjà présent, Kammi interprète cela comme une mutation. Dans ce cas :
- La ligne correspondante apparait dans les "modifications" au niveau de l'interface.
- Le volet "Matricule Paie" est mis à jour à la date d'entrée avec les nouvelles valeurs.