Le chargement des absences par fichier est utiliser pour effectuer la reprise des données d'absence au moment de la mise en place de Kammi mais aussi pour poser en masse des jours à vos salariés (par exemple pour les congés imposés ou les RTT employeurs).
Récupérer le fichier
- Vous pouvez récupérer un fichier vierge an bas de cet article sinon
- Aller sur la page Chargement absence par fichier
- Récupérer le fichier à compléter en cliquant sur le bouton Télécharger un fichier exemple
Renseigner les codes absence
- Aller sur la page Mapping manuel
- Cliquer sur l'onglet Mapping des types d'absence
- Vérifier si un code est renseigné dans le tableau pour les absences que vous souhaitez renseigner
- Si oui, utiliser le code renseigner dans la colonne ID TYPE D'ABSENCE [CLIENT]
- Si non, sélectionner le type d'absence que vous souhaitez utiliser dans la liste ID type d'absence [Kammi], associer le code client que vous souhaitez utiliser dans ID TYPE D'ABSENCE [CLIENT] et cliquer sur ajouter
Remplir le fichier
- Ouvrir le fichier dans un tableur
- Matricule : le matricule du salarié comme il est indiqué dans son volet paie (obligatoire)
- Nom : colonne obligatoire mais remplissage facultatif.
- Prénom: colonne obligatoire mais remplissage facultatif.
- Date de début : La date de début de l'absence au format jj/mm/aaaa
- Date de fin : La date de début de l'absence au format jj/mm/aaaa
- Durée : La durée de l'absence (pensez à bien distinguer les demi journées)
- Libellé absence : colonne obligatoire mais remplissage facultatif.
- Code absence : le code de l'absence à utiliser (ce code devra être renseigné dans Kammi)
- Télécharger le fichier au format "csv", en vous assurant de bien avoir des virgules comme séparateur.
Charger le fichier
- Aller sur la page Chargement absence par fichier
- Choisissez la société concernée par le fichier à intégrer
- Choisir si on a une première ligne en tête sur le fichier à ne pas prendre en compte (Oui - Non).
- Cliquer sur Charger
- Si il n'y a pas d'erreur dans le fichier, les informations à intégrées s'affichent à l'écran.
- En bas de la page, cliquer sur le bouton Créer et attendre le chargement complet
- Analyser les lignes en erreur
Erreurs au chargement du fichier
Voici les erreurs qui peuvent se produire au moment de charger le fichier.
Message d'erreur : Colonnes manquantes
Parfois le fichier n'est pas reconnu s'il est enregistré avec Excel.
Tentez d'enregistrer le fichier CSV avec un autre tableur tel que Sheets de Google,
puis réessayez d'importer le fichier.
La colonne Matricule est en rouge
Le matricule n'est pas reconnu sur la société, ce qui peux indiquer 2 conclusions :
- Le matricule est erroné. Il faut donc aller sur le dossier du salarié pour modifier le matricule et une fois le fichier corrigé, le réimporter.
- Il s'agit d'un salarié d'une autre société. Dans ce cas, supprimer la ligne du salarié qui ne fait pas partie de la société et réimportez le fichier.
La colonne Code d'absence est en rouge
Le code d'absence n'est pas reconnu, ce qui signifie que le Mapping des types d'absence n'a pas été fait. Il faut donc retourner à l'étape -1. Si c'est la première fois, il faut faire correspondre les codes d'absences-. Réimportez ensuite le fichier
Erreurs à l'intégration des données
Au moment de charger les absences différents erreurs peuvent se produire et les lignes apparaitront en rouge.
Pas assez de droit
Si le salarié n'a pas assez de droit dans les compteurs rattachés au type d'absence, l'absence ne sera pas saisie.
Absence existante
Une absence est déjà existante sur l'absence à saisir.
Salarié sorti
Le salarié ne fait plus parti de la société à la date de l'absence.